Kako upravljati vremenom

Kako upravljati vremenom


Za uvod bih prvo citirao glasovitog Philipa Kotlera: "Upitajte svakog konzultanta 'Koliko je sati?' Prvi konzultant kaže 21:32 i 10 sekundi. Angažirajte ga ako želite točnu studiju s mnogo činjenica. Drugi konzultant odgovara: 'Koliko želite da bude?' Angažirajte ga ako manje želite savjet, a više potkrepu. Treći konzultant odvraća: 'Zašto želite znati?' Angažirajte ga ako želite neko originalno razmišljanje, kao što je pomnije definiranje problema…"

Upravljanje strateškim vremenom menadžerima spada u sam vrh organizacijskih problema. "Kad bi dan trajao barem 48 sati, sve bih stigao napraviti što sam si isplanirao", često su jadikovke mnogih menadžera.

Poslovni razgovori se često produlje iz nepredvidivih okolnosti, a tu je i problem prometa, iznenadni a nepremostivi termini, administrativni poslovi koji iziskuju više vremena od predviđenog…

Dakle, našim vremenom upravlja niz vanjskih čimbenika na koje ne možemo uvijek utjecati. Stoga je bitno uspostaviti organizaciju vremena kako bi se u što većoj mjeri smanjile neugodnosti poput površno obavljenih poslova ili pomiješali primarni i sekundarni zadaci.

Uzmite si jedan sat više vremena! Ukoliko se budite u 8:00 ujutro pokušajte vaš budilnik ubuduće namjestiti da vam zvoni u 7:00 sati. Tih sat vremena učinit će prava čuda.

Vaš bioritam uskoro će se (za samo nekoliko dana) posve prilagoditi novom radnom tempu. Na vrijeme ćete uspjeti obaviti jutarnju higijenu, popiti kavu ili čaj i pročitati dnevne bilješke, poslovne novine…

No, tajna je u tome da će te na vrijeme uspjeti korigirati vaš raspored tako što će te u rokovniku odvojiti važnije od onih manje važnijih poslova. Kraj svakog važnijeg sastanka crvenom olovkom stavite uskličnik kako bi vas već prvi pogled u bilješke usmjerio na neodgodive zadatke u tom danu. Dakle, od bitnog je značaja napraviti pravilan raspored dnevnih obveza.

Obvezno vodite poslovni dnevnik (rokovnik) u kojem će te upisivati sve radne aktivnosti za nadolazeće dane. Pri tome vodite račune da i telefonski razgovori spadaju u radne aktivnosti.

Bonton nalaže da se poslovni kontakti ne obavljaju prije devet ujutro i poslije 22:00 sata. Stoga pazite da, osim u rijetkim, iznimnim situacijama, ne prekoračite to vrijeme.

Struktura organiziranja vremena nalaže da telefonske razgovore obavimo prije ili poslije "interaktivnog sučeljavanja" sa sugovornicima. Nikako za vrijeme radnog sastanka kad možemo poremetiti stupanj koncentriranosti te stvoriti dojam nametljivog upravitelja.

Za kraj ovog dijela, pokušajte predvidjeti koliko će dugo trajati vaše telefoniranje (ovisno o tome je li informativno ili uvjeravačko…) kako bi lakše mogli prognozirati slijedeći termin.

Uvijek obračunajte dodatnih 15 minuta više između slijednih planiranih sastanaka. Drugim riječima, ako ste u vaš poslovni dnevnik stavili termin u 14:30 sati u zagradi, pokraj imena ili adrese sugovornika, stavite vrijeme 14:15. Tih 15 minuta će vas, naime, podsjećati da ste se osigurali od bilo kojih vanjskih čimbenika koji bi mogli ugroziti vašu točnost na sastanak.

Uvijek je bolje malo ranije doći na dogovor, nego kasniti makar i samo jednu minutu. Uostalom, vaš raniji dolazak na sastanak može vam omogućiti da se dodatno pripremite za predstojeći razgovor, kao što je prikupljanje dodatnih informacija, kratki privatni telefonski razgovori, podsjećanje na najrelevantnije podatke koje trebate dobiti ili ih priopćiti…

Osigurajte si rezervne termine. Neki poslovni sastanci jednostavno propadnu (ili se prolongiraju za neki drugi dan) na što objektivno ne možete utjecati. Ukoliko postoji mogućnost da neki od postavljenih prioritetnih zadataka pomjerite u to vrijeme, učinite to.

Jednostavno kontaktirajte osobu s kojom ste se trebali naći poslije propalog termina i zamolite da vas ranije primi. Ako ta mogućnost ne uspije, nemojte očajavati. Vrijeme posvetite rješavanju sekundarnih poslova - kao što je sređivanje bilješki, ugovaranju novih termina, telefonskim razgovorima sa suradnicima, prikupljanju svježih informacija…

Sve ono što možete riješiti u vremenu kad je zakazani sastanak već prolongiran, riješite tada. Kasnije će te imati više vremena za svoj osobni život.

Nikako nemojte zaboraviti na svoje potrebe. Menadžeri često zaboravljaju kako preko dana trebaju odvojiti vremena samo za sebe; na obroke, tople napitke, kratke predahe…

Ukoliko ih uvrstite u svoj dnevni raspored nećete se više iznenađivati da "danas niste stigli još ništa pojesti" ili da "padate s nogu od umora".

Dovoljno je odvojiti, između sastanaka, tri odmora po 30 minuta kada će te moći zadovoljiti osnovne ljudske potrebe. Ionako tih sat i po vremena za osobne potrebe prava je sitnica u usporedbi s priželjkivanih 48 produktivnih sati u jednom danu menadžera.